3 domande da porre sulla gestione efficace dei documenti con SharePoint

Per molte piccole imprese, spesso vediamo Microsoft 365 come un insieme di strumenti che fanno il nostro sporco lavoro quando si tratta di controllo delle versioni, criteri di conservazione e altro ancora. Ogni grande funzionalità offerta da SharePoint è migliorata solo dalla manutenzione e la gestione efficace dei documenti non è diversa. Per tutto ciò che SharePoint fa bene, dobbiamo anche soddisfare la nostra piattaforma a metà con pratiche coerenti per migliorare la gestione dei documenti e altre aree chiave di governance.

In questo articolo, condividerò con voi tre importanti domande che dovrebbe porsi qualsiasi organizzazione che desideri mantenere una governance efficace.

1) La nostra politica di gestione dei documenti è per impostazione predefinita o per progettazione?

Per mettere a punto efficacemente la tua politica di gestione dei documenti, devi rafforzare rapidamente il tuo piano attraverso la documentazione scritta. Se non consolidi il tuo piano di governance, le abitudini e i capricci della squadra prenderanno senza dubbio il sopravvento.

La tua politica di gestione dei documenti non deve essere perfetta nelle fasi iniziali; Ciò che è importante è la partecipazione delle principali parti interessate e il loro feedback. L’impegno a documentare le fasi è importante quanto il loro completamento.

Copriamo alcuni suggerimenti per creare procedure di gestione dei documenti efficaci nel tuo centro di lavoro.

Cosa significa scrivere una guida ai criteri dei documenti di SharePoint?

La redazione di un manuale per la gestione dei documenti inizia con l’organizzazione che definisce il proprio insieme di regole, linee guida e principi fondamentali. Per ottenere i migliori risultati, definisci una serie di criteri prima di iniziare a compilare la tua guida.

Poniti le seguenti domande come base per iniziare la tua guida alla gestione dei documenti:

• Qual è la politica generale di gestione dei contenuti per il mio centro di lavoro?
• Abbiamo gestori di contenuti specifici?
• Ogni quanto controlliamo i nostri documenti?
• Dove sono i nostri documenti ad alto accesso?
• Tutti i ruoli chiave di leadership sono rappresentati nel processo?

Usa queste risposte per iniziare a creare una guida politica efficace.

Tieni presente che le fasi precedenti del processo potrebbero non essere acquisite nel formato del documento. La tua guida può essere compilata tramite sessioni di lavagna, una serie di file OneNote o registrazioni delle riunioni di Microsoft Teams.

2) In che modo la nostra strategia sui documenti migliora la ricerca?

La ricerca è il pezzo non detto del puzzle che porta a tassi di adozione più elevati per SharePoint. Se i tuoi dipendenti stanno cercando documenti a cui di solito si fa riferimento in riunioni ed e-mail e non vengono visualizzati nei risultati della ricerca, l’help desk riceverà le notifiche che “ricerca è disabilitata”.

Ecco perché è importante rivedere regolarmente i tuoi documenti con l’obiettivo di migliorare la tua ricerca. Rivedi regolarmente le parole chiave, le frasi, il linguaggio interno e i nomi dei capisquadra.

Come parte di questo processo, valuta la possibilità di migliorare la tua ricerca configurando Microsoft Search per il tuo tenant.

Configura la ricerca delle applicazioni di Microsoft Office. Microsoft ha pubblicato una nuova casella di ricerca Microsoft situata nella parte superiore delle applicazioni Microsoft Office in Windows.

La casella di ricerca di Microsoft offre strumenti per aiutare gli utenti finali a trovare contenuti, un menu della Guida migliorato e altro ancora.

Configura la ricerca dei file correlati. Questa funzione consente agli Information Worker di cercare un elenco di file correlati.

Ciò aumenta il valore dei documenti all’interno del tenant perché i membri del team hanno la possibilità di riutilizzare le informazioni da presentazioni, report, cartelle di lavoro e altro.

Scopri di più sulla ricerca visitando Centro ricerche Microsoft.

3) Le nostre autorizzazioni devono essere modificate?

SharePoint consente autorizzazioni a livello di elemento per ogni documento all’interno dell’ambiente. Per mantenere l’integrità della strategia di gestione dei documenti, è importante che l’organizzazione sappia se le autorizzazioni concesse su base temporanea devono essere rimosse.

Come gestisci gli utenti esterni da un progetto all’altro? Tenere conto delle persone di cui hai bisogno per collaborare al di fuori della tua organizzazione è un passo fondamentale verso una governance efficace. I membri del team che passano ad altri reparti e progetti è un altro fattore chiave.

L’organizzazione delle politiche di gestione dei documenti garantirà che la collaborazione sia un processo fluido ed efficiente.

in una recensione,

• Sii intenzionale nel creare e mantenere un processo per la gestione e la manutenzione dei tuoi documenti. Assegna ruoli e risorse per garantire che questa attività non vada persa nelle operazioni quotidiane della tua organizzazione.
• La ricerca è uno strumento sottovalutato che, se migliorato, migliorerà l’usabilità, il coinvolgimento con i membri del team, la documentazione correlata e altro ancora. Configura Microsoft Search e mantieni il tuo tenant sintonizzato con la manutenzione programmata.
• La sicurezza e le autorizzazioni stanno aumentando le richieste delle organizzazioni. Determina chi ha bisogno di autorizzazioni precise con la consapevolezza che i ruoli di sicurezza cambieranno da progetto a progetto.

Quali sono le attività di gestione dei documenti più importanti che è necessario eseguire? Commenta qui sotto!

Shadid Eliezer è un ingegnere aziendale che ha lavorato come ingegnere principale per i siti Web ufficiali del Maryland e della Pennsylvania. Microsoft assiste le pratiche per aumentare le entrate concedendo in licenza contenuti e software. Scarica il loro elenco di controllo delle licenze dei contenuti all’indirizzo: https://mrshadeed.com/licensing101

Originariamente inviato in https://www.avepoint.com/blog/sharepoint-hybrid/sharepoint-document-mana…